Para un trabajador freelance su mayor activo es: EL TIEMPO.
¿Por qué?
Porque es lo único irrecuperable. No hay más.
Si eres capaz de optimizar tu tiempo producirás más, gastando menos activo, y por ende ganarás más dinero con el mismo esfuerzo de tiempo.
Vale la pena dedicar un rato a pensar cómo podemos hacer más eficiente nuestro tiempo, ¿verdad?
Te cuento algunas técnicas de gestión del tiempo que me han ido sirviendo a lo largo de los años. No voy a recomendarte NADA que no haya probado antes.
Por cierto, aquí te cuento cómo construir una estratedia de marketing digital efectiva para freelancers, desde cero.
Técnicas concretas de gestión del tiempo para freelancers.
Recuerdo: esto son técnicas de gestión del tiempo que he ido probando a lo largo de los años como trabajador freelance, sé que hay muchas más, y cada una con libros detrás que la reespaldan o con autores que creen haber inventado la panacea.
Yo sólo te hablaré de mi experiencia.
A) TIME BLOCKING
El time-blocking se trata de reservar espacios de tiempo en tu horario semanal para determinadas actividades o sectores de tu negocio, dividiéndolos en grandes bloques diferenciados.
La idea principal es evitar el multitask, o multitarea: una idea que se puso de moda hace algunos años y que permitía ir combinando objetivos y actividades. La ciencia ha demostrado que nuestro cerebro no está preparado para esto. Lo mejor es centrarnos y poner el foco en algún objetivo concreto.
Un defensor de este modelo es Joan Boluda, alguien que considero un verdadero ejemplo a seguir y una fuente de conocimiento de todo lo relacionado con el Marketing Digital.
Imagen de Timely: recomiendo la lectura de su artículo sobre Time Blocking
B) EL MODELO DE LAS 3 PRIORIDADES
El modelo de las 3 prioridades se basa en el cumplimiento de 3 objetivos concretos a lo largo del día. Pueden ser más o menos, por supuesto. La historia del número «3» tiene más de místico que de otra cosa, no nos centraremos en esto.
Estos objetivos pueden pertenecer a un área concreta de tu trabajo freelance o a 3 bloques separados, pueden ser incluso objetivos de desarrollo personal, laboral o social.
Es una estrategia muy recomendada si te basas en proyectos, para ir marcando hitos y conseguir avanzar en ellos. Poco recomendado si tu día a día te lleva a apagar fuegos constantemente.
C) EL MODELO CHECKLIST (No lo recomiendo)
Algo más clásico que seguí en un inicio y sinceramente, no me sirvió.
Se basa en hacer una checklist diaria de tareas a resolver e ir tachando. Simple.
Parece muy obvio, pero hubo un tiempo en que supuso un gran avance para la gestión empresarial.
El problema es que favorece el multi-tasking y cosas a priori urgentes pero que no son realmente importantes. Además obliga a establecer un orden de prioridad que no siempre es tan claro.
D) EL CUADRANTE II, DE STPEHEN COVEY
Este método surge del famoso libro de Stephen Covey «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva», que por cierto, recomiendo encarecidamente, supuso un antes y un después en mi vida, pero de esto ya hablaré en otro post.
Covey divide las actividades en una matriz según la importancia y la urgencia.
Imagen extraída del libro «Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva»
Así tenemos:
- Actividades Importantes y Urgentes (Cuadrante 1): si en tu tiempo predomina esto, acabarás agotado, serás el típico gestor «apagafuegos», huirás al Cuadrante 4 de forma frecuente.
- Ejemplo: llamada de tu jefe, ha llegado la inspección de Hacienda a la oficina.
- Actividades Importantes y No Urgentes (Cuadrante 2): esta es la clave, repito: ¡esta es la clave! Centrarnos en este cuadrante y priorizarlo, o buscarle el tiempo necesario, hará que dejemos de trabajar por crisis o problemas y construyamos una base sólida en nuestro negocio.
- Ejemplo: estudiar las nuevas tendencias de tu profesión, aprender idiomas, mejorar la relacción con tu pareja
- Actividades No Importantes pero Urgentes (Cuadrante 3): las típicas que nos consumen en el día a día, con el peligro de que encima, ¡no son importantes!
- Ejemplo: atender al correo, una llamada de cliente que no ha agendado previamente
- Actividades No Importantes y No Urgentes (Cuadrante 4): el cuadrante de puro ocio en su justa medida es un equilibrador necesario, pero cuidado con quedarte atrapado en él.
- Ejemplo: actividades lúdicas sin control (café que se alarga horas, mirar las redes sociales en exceso, y un gran etcétera)
Si te fijas, esas actividades de Cuadrante II se ocultan tras la No Urgencia, pero esto es una trampa. Son esas mismas tareas de Cuadrante II las que te harán dar un salto cualitativo en el tiempo, no a corto, pero sí en el largo plazo. De repente un día mirarás atrás y verás que lo que hiciste en su día, sin urgencia, fue el detonante de un crecimiento exponencial.
La que yo hago.
Combino la metodología de Time Blocking con la estrategia del Cuadrante II de Covey.
¿Cómo?
- Establezco mis prioridades personales y profesionales, tanto a largo plazo (años) como a medio (6-12 meses) y a corto plazo (semana-mes)
- Priorizo las actividades de Cuadrante II, las defino de antemano y les busco hueco, SIEMPRE antes que al resto
- Elaboro la agenda de la semana bloqueando espacios de tiempo para cada actividad profesional o personal.
- Dejo espacio para imprevistos.
- El domingo por la tarde compruebo lo que he cumplido y lo que no, escribo a modo de diario cómo ha ido la semana y qué debería haber cambiado.
- Organizo la siguiente semana.
- 1 vez al mes compruebo cómo marchan los objetivos de medio y largo plazo, ¿en qué punto del camino estoy?
- Priorizo a las personas por encima de los datos y la aparente urgencia del día a día. Todo puede esperar salvo las relaciones personales.
Puedo contarte muchas más estrategias para el marketing de tu pequeño negocio de forma gratuita.
Un pequeño secreto personal, la clave.
Si has leído hasta aquí ya te habrás dado cuenta.
Para mí la clave en la organización del tiempo es esta:
Prioriza el largo plazo. Toma perspectiva y deja de mirar el árbol, observa el bosque desde arriba.
Es bien conocido en el sector de inversión que el largo plazo disuelve el riesgo de la especulación y los vaivenes diarios. Está muy relacionado con la filosofía de priorizar lo Importante pero No Urgente, esto es el valor diferencial que casi nadie sigue, te lo puedo asegurar. Haz esto y revolucionará tu vida.